Starfsreglur stjórnar Aurora velgerðasjóðs

1. grein

Stjórn skal, þegar að loknum aðalfundi, koma saman til fundar og skipta með sér störfum. Stofnendur skulu boða til fundarins. Á fundinum skal kjósa formann, varaformann og gjaldkera. Að öðru leyti skiptir stjórnin ekki með sér verkum.

2. grein

Formaður skal boða til stjórnarfunda og ábyrgist að aðrir stjórnarmenn verði boðaðir. Stjórnarfundi skal boða með sannanlegum hætti með viku fyrirvara, ásamt dagskrá fundarins og viðeigandi gögnum.

3. grein

Stjórnarfundi skal halda þegar formaður ákveður, og skylt er honum að kveðja til stjórnarfundar innan viku frá því honum berst ósk um slíkt frá stjórnarmanni. Fundurinn skal haldinn innan tveggja vikna frá því að óskin kom fram. Að lágmarki skulu haldnir fjórir stjórnarfundir á ári, þ.e. einn í hverjum ársfjórðungi til að fara yfir ársfjórðungsuppgjör sjóðsins og málefni tengd afkomu hans.

4. grein

Stjórnin skal halda fundargerðir um það sem gerist á stjórnarfundum og skulu þær undirritaðar af þeim sem hann sitja. Bókanir í fundargerðir skulu a.m.k. bera með sér eftirfarandi:

  • Fundartíma og fundarstað
  • Hvaða stjórnarmenn eru mættir
  • Hver stýrir fundi
  • Hver ritar fundargerð
  • Dagskrá fundarins
  • Meðferð eldri fundargerða, hvort þær hafi verið samþykktar af stjórn og hvort athugasemdir hafi verið gerðar við þær
  • Stuttur útdráttur úr umræðum
  • Allar ákvarðanir sem teknar eru á stjórnarfundi skulu færðar til bókar
  • Ákvörðun um næsta stjórnarfund ef hún liggur fyrir í lok fundar.

Stjórnarmenn eiga rétt á að fá bókaða stutta lýsingu um afstöðu sína til ákvarðana sem teknar eru á stjórnarfundum.

Fundargerðir skulu sendar stjórnarmönnum eigi síðar en fimm dögum eftir hvern fund. Ef stjórnarmenn koma með athugasemdir við drög að fundargerð sem ekki næst samkomulag í formi breytingar á henni, þá skal þeim heimilt að bóka athugasemdir sínar við fundargerðina, enda komi þær fram í síðasta lagi á næsta stjórnarfundi, eða þegar fundargerðin er formlega staðfest.

5. grein

Stjórnarfundur er ályktunarhæfur þegar meirihluti stjórnar sækir fund, sem boðað hefur verið réttilega til.  Hver stjórnarmaður hefur eitt atkvæði á stjórnarfundum.  Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum um afgreiðslu mála á stjórnarfundum.

Mikilvæga ákvörðun má ekki taka nema allir stjórnarmenn hafi haft tök á því að fjalla um hana ef þess er nokkur kostur.

6. grein

Endurskoðendur sjóðsins skulu boðaðir til stjórnarfunda, þegar fjallað er um reikningsskil sjóðsins. Stjórnarmönnum er heimilt að óska eftir svörum og skýringum um hver þau atriði sem lúta að rekstri eða efnahag sjóðsins og þeir telja sig þurfa upplýsingar um til að geta sinnt stjórnarstarfi sínu.

7. grein

Formaður stjórnar kemur fram fyrir hönd sjóðsins út á við.  Hann ber einnig ábyrgð á að starfsreglum þessum verði fylgt, sem og ritun fundargerða.

8. grein

Stjórnarmenn og aðrir sem sitja stjórnarfundi eru bundnir trúnaði um allt sem fram fer á þeim og varðar hag sjóðsins, nema stjórnin hafi samþykkt annað.

Trúnaður stjórnarmanna tekur til allra, þ.m.t. þeirra sem kunna að hafa tilnefnt hann eða stutt til stjórnarstarfans. Trúnaðarskylda stjórnarmanns helst þótt hann láti af stjórnarstörfum hjá sjóðnum.

9. grein

Stjórnarmenn skulu gæta þess að varðveita tryggilega öll gögn sem þeir hafa fengið í hendur.  Þegar stjórnarsetu lýkur skal stjórnarmanni skylt að skila til sjóðsins öllum þeim gögnum sem hann varða og hann hefur fengið í hendur sem stjórnarmaður. Jafnframt skal hann við sama tækifæri skrifa undir staðfestingu þess efnis að öllum gögnum hafi verið skilað eða eytt.  Þetta á þó ekki við ársreikninga sjóðsins og önnur gögn, sem birt hafa verið með opinberum hætti samkvæmt ákvörðun stjórnar sjóðsins.

10. grein

Ef óskað er upplýsinga frá sjóðnum, sem ekki eru birtar opinberlega, t.d. vegna hlutafjárkaupa eða af öðrum ástæðum, skal stjórn sjóðsins taka ákvörðun hverju sinni um hvort og þá hvaða upplýsingar skulu veittar.

11. grein

Nánar tiltekið eru verkefni stjórnar einkum eftirfarandi:

  • Stjórnin ákveður nánari stefnumörkun í samræmi við skipulagsskrá sjóðsins.
  • Stjórnin fer með málefni sjóðsins og sér um að skipulag og starfsemi hans sé í réttu og góðu horfi.
  • Stjórnin annast um að nægilegt eftirlit sé haft með bókhaldi og meðferð fjármuna og eigna sjóðsins.
  • Stjórnin veitir prókúruumboð.
  • Stjórnin ræður sjóðnum starfsmann ef hún telur þess þörf.
  • Stjórnin annast undirbúning, gerð og undirritun ársreikninga í samræmi við ákvæði laga 144/1994 um ársreikninga.
  • Að sjá til þess að allar eignir sjóðsins, bæði efnislegar og óefnislegar, séu hæfilega vátryggðar og að þeim verði viðhaldið.
  • Stjórnin tekur ákvarðanir um allar óvenjulegar eða mikils háttar ráðstafanir.

 
12. grein

Formaður skal sjá til þess, að leggja fyrir stjórnarmenn þau gögn á stjórnarfundum sem nauðsynleg eru til þess að þeir geti tekið sjálfstæðar ákvarðanir um þau málefni sem til meðferðar eru og geti rækt starfa sinn sem stjórnarmenn svo vel sem kostur er.

13. grein

Til breytinga á starfsreglum þessum þarf samþykki einfalds meirihluta stjórnarmanna.

Þannig samþykkt á stjórnarfundi í Reykjavík þann 23. janúar 2008.